日本郵便／SmartDB導入で簡易郵便局4000局の管理台帳を統合

2022年09月01日 10:30 ／ IT・システム

ドリーム・アーツはこのほど、日本郵便が、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB（スマートデービー）」を導入したと発表した。日本郵便では2022年6月から、全国約4000カ所にある簡易郵便局の委託契約において現場部門（非IT部門）がSmartDBで構築した業務アプリの利用を開始している。

日本郵便は郵便、貯金、保険の郵政の基幹サービスを中心に、地域のニーズにあったサービスを安全、確実、迅速に提供することを目指し、全国に約2万4000局の郵便局ネットワークを展開する。そのうち約4000局は簡易郵便局として個人や法人に窓口業務を委託しているが、この委託契約に関する手続や管理業務の多くが紙やExcelで運用されていることで、さまざまな課題が発生していた。

簡易郵便局業務の委託契約に関する手続は、本社・支社・委託先の間で、捺印された書面の郵送などで行う。また、各支社ではそれぞれ独自に契約情報を管理しており、別々のExcelを台帳として保有していた。また、本社では、支社からの報告を元にすべての簡易郵便局の情報を集約する必要があり、紙に記入された情報を転記する作業が大量に発生した。

簡易郵便局に関する情報は社内外への情報公開のために、月次でExcel台帳の情報を取りまとめ、書類を作成する必要があった。書類は内容に応じて記載すべき情報やフォーマットが異なり、約20種類にも及ぶ。対象の簡易郵便局のリストアップから報告内容の整理を含め、多大な作業時間を要していた。

このように日本郵便は紙・Excelによる事務作業に追われていたが、簡易郵便局業務の受託希望者を募集する活動や既存の簡易郵便局の課題解決につながる施策の検討の時間をより生み出し、また、情報の集約化でより簡便に情報資産の蓄積をおこなうことを目的に、簡易郵便局の情報を統合的に管理できる業務デジタル化基盤の検討をしていた。

＜SmartDBで委託先との契約業務、社内外への情報公開を実現＞

日本郵便は委託先とのやり取りを含む簡易郵便局の管理業務全体を、現場部門自らデジタル化できる基盤を求めていた。当初Webデータベースツールを中心に検討していたが、高度な日本郵便の業務要件をクリアできるツールが見つからず、辿りついたのがSmartDBだった。

SmartDBは、高度なワークフローとWebデータベース機能を兼ね備えたノーコード開発基盤であり、現場部門でも簡易郵便局管理に必要な業務アプリを作成できる点が評価された。特に、委託先や本社・支社など異なる立場の人が共通の業務アプリを利用する場合でも、きめ細かな権限制御により機密情報を含むデータを適切に管理できる点が日本郵便の求めるシステムとして適合していた。

2022年6月から簡易郵便局における委託先との契約手続の一部においてSmartDBの利用を開始しており、さまざまな業務効率化を実現している。たとえば、閲覧者の属性や利用の目的に応じた情報の表示・編集制御が可能になることで、本社・各支社で保有していた簡易郵便局に関する台帳の統一化を実現した。また、委託先からの契約に関する変更申請がSmartDB内で完結できるようになったほか、進捗管理や台帳へ情報を反映する作業も自動化。蓄積したデータをあらかじめ定義したフォーマットのExcelに出力できることから、今後は社内外への情報公開に必要な書類の作成までも自動化する。

日本郵便ではSmartDBの活用によって委託契約の管理において入力転記作業の70％削減、報告書類や他システム連携用のデータ作成にかかる工数の80％削減を目指す。

日本郵便の細井圭一チャネル企画部簡易郵便局企画室室長は、「日本郵便は日本郵政グループにおけるお客さまの接点として、生活に密着したユニバーサルサービスを提供しています。郵便局ネットワークの一翼を担う全国約4000カ所の簡易郵便局は、業務を受託していただいている方々のお力添えを受け、地域住民の生活を支える拠点として、なくてはならないライフラインの役割を果たしています。今回のSmartDB導入は、簡易郵便局の契約情報の管理にかかる作業工数を大幅に削減させることで、既存の簡易郵便局の潜在的な課題解決に向けた施策検討の強化につながる重要な取り組みです。今後もドリーム・アーツのデジタル化支援のもと、簡易郵便局を起点とした郵便局ネットワークの価値向上に努めてまいります」とコメントしている。

■取り組みの詳細
https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/news/information/in220830/

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