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セブン‐イレブン/「シフト・作業割当表の自動作成システム」導入

セブン‐イレブン・ジャパンは10月7日、加盟店支援策の一環として、「シフト・作業割当表の自動作成」の新たなシステムを開発し、12月から一部のエリアでテスト導入すると発表した。

自動作成された作業割当表をもとに、時間帯ごとの必要人員を明確にし、シフト(勤務表)の自動作成を実現する施策。作業割当表、勤務表が自動作成されることで、より簡単で効率的な店舗運営を可能にしながら、オーナーの業務負荷軽減を目標に、実用に向けたテストをするという。

作業割当表とは、定時業務である品出し作業や、非定時業務の発注業務など、さまざまな店内の作業を効率良く、漏れのないように実施するため、時間帯・個人別に作業を振り分ける仕組み。

従来は、店舗オーナーが自店の客数や、納品量・時間等を踏まえ、時間帯別、個人別に作業を振り分け、表にして運用する仕組みで、納品時刻などの変更に伴い作り直す必要があった。また、店舗の客数や各作業の所要時間など、全てを踏まえた最も効率の良い作業振り分けに課題があった。

<従来の作業割当表>
従来の作業割当表

今回、店舗の作業に要する時間の計測や、商品の納品時刻、客数などの情報を入力・分析し、店舗ごとに最適な作業割当表を自動で設計するシステムを開発。オーナーが作業割当表を自動作成する仕組みを構築した。

作業割当表の自動作成システムは、HRソリューションズが提供する「ハイソルシフト」システムを活用した。新システムでは、店舗の客数、納品時間等を踏まえて、必要人員が自動表示される。「自動配置」ボタンを押すことで、特定の時間帯のみ作業過多や過少にならないよう調整される。

<作業割当表の自動作成システム>
作業割当表の自動作成システム

また、自動表示された作業内容を入れ替えたり、作業時間の増減を調整する事で、店舗の使われ方に合わせたカスタマイズができる。個人ごとに作業内容を設定することができ、発注業務や、売場作成など、個人に紐づく業務の時間が明確になり、効率化につながるという。

<作業のカスタマイズにも対応>
作業のカスタマイズにも対応

作業割当表から必要人員を踏まえたシフト表を作成する。シフト表は、店舗従業員がいつ、どの時間に働くかを個人別に明確にし、一覧表にした勤務表。

従来は、店舗オーナーが作成した作業割当をもとに、時間帯ごとの必要人員を明確にし、個人の雇用契約や予定を踏まえて、シフト表を作成し、個人の予定等が変更になった場合、都度シフト表を作り直す必要があった。

新システムでは、必要人員が明確になることで、全時間・曜日のシフトが自動で作成される。人員不足の時間を確認し、オーナーが従業員へ出勤依頼メールを送信することもできる。

シフト表は、スマートフォン、タブレット、紙で印刷など、多様な参照方法を用意した。オーナー、従業員の端末でシフトがリアルタイムで確認可能になり、シフト変更などがあった場合にも反映され、常に新しい情報が確認できるという。

<シフト表のイメージ>
シフト表のイメージ

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